PMP^®干系人圖如何應(yīng)用到實(shí)際項(xiàng)目中

PMP^®(項(xiàng)目管理專業(yè)人士)干系人圖在實(shí)際項(xiàng)目中的應(yīng)用是一個(gè)系統(tǒng)而細(xì)致的過(guò)程，它涉及干系人的識(shí)別、分類(lèi)、分析以及制定相應(yīng)的管理策略。以下是將PMP^®干系人圖應(yīng)用到實(shí)際項(xiàng)目中的具體步驟：

一、識(shí)別干系人

定義干系人：首先，明確項(xiàng)目干系人的定義，即那些積極參與項(xiàng)目，或其利益可能受項(xiàng)目實(shí)施或完成的積極或消極影響的個(gè)人和組織。

全面識(shí)別：通過(guò)項(xiàng)目章程、采購(gòu)文件、實(shí)地調(diào)研走訪等方式，全面識(shí)別項(xiàng)目中的所有干系人，包括內(nèi)部干系人(如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、上級(jí)管理層等)和外部干系人(如客戶、供應(yīng)商、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等)。

記錄信息：為每個(gè)干系人記錄基本信息(如姓名、職位、地點(diǎn)、聯(lián)系方式等)和評(píng)估信息(如主要需求、主要期望、對(duì)項(xiàng)目的潛在影響等)。

二、分類(lèi)與分析

分類(lèi)：根據(jù)干系人的權(quán)力、利益、態(tài)度、影響力等因素，將干系人進(jìn)行分類(lèi)。常用的分類(lèi)模型包括權(quán)利/利益矩陣、權(quán)利/影響力矩陣、態(tài)度/影響力矩陣等。這些模型有助于項(xiàng)目經(jīng)理更好地了解干系人的特征和需求。

分析：對(duì)每個(gè)干系人進(jìn)行深入分析，了解他們的期望、關(guān)注點(diǎn)、潛在影響等。這有助于項(xiàng)目經(jīng)理制定更有針對(duì)性的管理策略。

三、制定干系人管理計(jì)劃

應(yīng)對(duì)策略：根據(jù)干系人的分類(lèi)和分析結(jié)果，為每個(gè)干系人制定應(yīng)對(duì)策略。例如，對(duì)于權(quán)力高、利益高的干系人，需要重點(diǎn)管理，定期溝通，確保他們的需求得到滿足;對(duì)于權(quán)力低、利益低的干系人，可以采取監(jiān)督的策略，確保他們不會(huì)成為項(xiàng)目的阻力。

溝通計(jì)劃：制定詳細(xì)的溝通計(jì)劃，包括溝通方式(如會(huì)議、郵件、電話等)、溝通頻率、溝通內(nèi)容等。這有助于確保項(xiàng)目經(jīng)理與干系人之間的有效溝通。

四、實(shí)施與監(jiān)控

實(shí)施：按照制定的干系人管理計(jì)劃和溝通計(jì)劃，與干系人進(jìn)行溝通和互動(dòng)。這包括定期更新項(xiàng)目進(jìn)展、解答干系人的疑問(wèn)、處理干系人的需求等。

監(jiān)控：監(jiān)控干系人的參與度和滿意度，以及他們對(duì)項(xiàng)目的影響。如果發(fā)現(xiàn)干系人的需求或期望發(fā)生變化，或者出現(xiàn)新的干系人，應(yīng)及時(shí)更新干系人圖和管理計(jì)劃。

五、評(píng)估與調(diào)整

評(píng)估：在項(xiàng)目結(jié)束或關(guān)鍵階段結(jié)束時(shí)，對(duì)干系人管理的效果進(jìn)行評(píng)估。這包括評(píng)估干系人的滿意度、項(xiàng)目的成功度等。

調(diào)整：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)干系人管理計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。例如，如果發(fā)現(xiàn)某些干系人的影響力被低估或高估，應(yīng)調(diào)整他們的分類(lèi)和應(yīng)對(duì)策略。

實(shí)際應(yīng)用案例

以某電商公司實(shí)施新的CRM系統(tǒng)項(xiàng)目為例，項(xiàng)目經(jīng)理可以使用PMP^®干系人圖來(lái)識(shí)別和管理干系人。首先，通過(guò)項(xiàng)目章程和采購(gòu)文件等資料，識(shí)別出項(xiàng)目的主要干系人，包括乙方(軟件公司)的項(xiàng)目經(jīng)理、系統(tǒng)架構(gòu)師、開(kāi)發(fā)工程師等，以及甲方(電商公司)的IT經(jīng)理、系統(tǒng)管理員、市場(chǎng)總監(jiān)等。然后，使用權(quán)利/利益矩陣對(duì)干系人進(jìn)行分類(lèi)和分析。例如，市場(chǎng)總監(jiān)作為甲方的主要業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，對(duì)項(xiàng)目有很高的期望和影響力，因此被歸類(lèi)為權(quán)力高、利益高的干系人，需要重點(diǎn)管理。接下來(lái)，制定詳細(xì)的干系人管理計(jì)劃和溝通計(jì)劃，確保與每個(gè)干系人的有效溝通和互動(dòng)。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理定期更新項(xiàng)目進(jìn)展，解答干系人的疑問(wèn)，處理干系人的需求，并監(jiān)控干系人的參與度和滿意度。最后，在項(xiàng)目結(jié)束或關(guān)鍵階段結(jié)束時(shí)，對(duì)干系人管理的效果進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。

通過(guò)以上步驟，PMP^®干系人圖可以有效地應(yīng)用到實(shí)際項(xiàng)目中，幫助項(xiàng)目經(jīng)理更好地識(shí)別和管理干系人，提高項(xiàng)目的成功率。